1. Pengertian Sistem
System bukanlah “cara” atau “metode” seperti yang banyak dikatakan
orang. Cara hanyalah bagian kecil dari suatu system. Istilah system meliputi
spectrum yang sangat luas. Misalnya manusia, binatang, alam semesta,
mobil, motor, lembaga tertentu adalah sebagai suatu system.2
Murdick dan Ross (1993) adalah seperangkat susunan yang digabungkan
satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan. 3
Menurut Webster Unbridge, sistem adalah elemen – lemen yang saling
berhubungan dan membentuk satuan organisasi dan menurut Scott (1996)
sistem terdiri dari unsur – unsur seperti masukan (input), pengolahan
(processing), serta keluaran (output). 4
Sehingga dapat di sintesakan bahwa sistem merupakan sekumpulan sub
sistem yang terdiri dari perangkat – perangkat yang saling bekerja satu
sama lain untuk mencapai suatu tujuan.
2 Kinichi dan Williams, Management - terj, (New York : Mc. Grawhill, 2009) hlm. 20
3 Hanif al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, (Yogyakarta : Andi Offset, 2007) hlm.3.
4 Ibid
6
Ciri pokok sistem menurut Gasspert ada 4 yaitu sistem itu beroperasi dalam
suatu lingkungan, terdiri atas unsur – unsur, ditandai dengan satu hubungan,
dan mempunyai satu fungsi atau tujuan yang sama.5
Sementara Mc. Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok
elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan
untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan
dengan mekanisme control. Untuk lebih jelasnya, mekanisme tersebut
dapat digambarkan dengan model sebagai berikut :
a. Sistem Perencanaan
Perencanaan (planning), merupakan fungsi pertama dari proses
manajemen yang fungsinya untuk menentukan tujuan dan
bagaimana tujuan tersebut dicapai “planning is coping with
uncertainty by formulating future courses of action to achieve
specified result” (kinick dan Williams, 2006). Perencanaan
merupakam kegiatan untuk memperkirakan kegiatan dimasa
5 Op.cit, hlm. 4
7
yang akan datang. Oleh sebab itu perencanaan yang baik
hendaknya mengandung unsure unsure ; pertama, perencanaan
dirumuskan secara jelas dan dijabarkan secara operasional.
Kedua, adanya kebijaksanaan untuk mencapai tujuan dala garis
besarnya. Ketiga, adanya prosedur pembagian tugas serta
hubungannya antara anggota kelompok masing-masing.
Keempat, adanya kemajuan yaitu penetapan dtandar kemjuan
yang hendak dicapai. Dan kelima, adanya program yaitu langkahlangkah
kegiatan untuk mencapai tujuan.
Pendidikan dapat dianggap sebagai proses untuk melengkapi
siswa dengan keahlian pengetahuan,keterampilan dan sikap
yang digunakan untuk dapat hidup dan menghasilkan hal-hal
yang berguna dalam kehidupan masyarakat setelah resmi keluar
dari lembaga pendidikan.
Dengan menggunakan pendekatan system dalam organisasi
pendidikan, akan membantu pengelola pendidikan untuk
mewujudkan tujuan secara lebih efektif. Pendidikan itu dinamis
tidak statis dan oleh sebab itu pendekatan system juga dinamis
tidak statis.
Secara umum pendekatan system dalam pendidikan terdiri dari
proses :
a) Definisikan tujuan-tujuan dan sasaran yang dicapai
b) Gambarkanlah batasan-batasan yang akan diikerjakan dan
disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang ada
c) Tentukan ukuran kadar keefektifannya (standar)
d) Sebutkan alternatif-alternatif pemecahannya
e) Tentukan biaya untuk setiap alternative.
f) Seleksi alternative terbaik untuk dilaksankan
g) Ikutilah pengaruh arus balik untuk perbaikan atau
mempergunakan umpan balik untuk perbaikan.
8
b. Model perencanaan
Sistem pendidikan menurut Mc Grath, (1972) pendekatan system
bukanlah suatu rangkaian berseri, maupun bertaha, sitem
tersebut dinamis yang diprosesnya terjadi secara interaktif.
Sedangkan Hussain, (1972) menyatakan bahwa system
pendidikan dicirikan dalam bentuk kepercayaan, metode,
bermacam-macam sumber untuk memproduksi segala bentuk
perubahan-perubahan pada kebiasaan atau tingkah laku para
peserta didik. Pendidikan dicirikan lebih lanjut sebagai suatu
institusional fungsional dalam system pendidikan dalam melayani
masyarakat.
2. Tanggung Jawab Manajer
a. Definisi Manajer
Manajer adalah orang yang memiliki tanggung jawab dalam usaha
memajukan dan mempertahankan perusahaan,terutama saat-saat
sulit. Adapun menurut A.F.Stoner bahwa, “para manajer sebagai
perencana, pengorganisasi, pemimpin dan pengendali organisasi.”6
Lebih jauh lagi James A.f .Stoner mengatakan bahwa,” sebenarnya
setiap manajer-seperti pemimpin klub olahraga atau direktur utama
suatu perusahaan multinasional-memegang peranan yang lebih luas
untuk menggerakan organisasi menuju tujuan yang telah ditetapkan”.
Merurut James A.F. Stoner manajer yaitu :7
1. Bekerja dengan orang lain
2. Bertanggung jawab
3. Menyelaraskan tujuan dan menentukan prioritas
6 James A.F. Stoner, 1991, Manajemen, Jakarta, Erlangga,(terjemahan). hlm.11.
7 James A.F. Stoner, Op. Cit.,hlm. 11-13
9
4. Berfikir secara analitis dan konseptual
5. Mediator (penengah), politikus, diplomat, symbol dan
pengambil keputusan yang sukar.
b. Tugas dan tanggung jawab manajer :8
Top Manager (Manajer Tingkat Atas)
a) Mengonsep dan mewujudkan visi dan misi perusahaan atau
pun organisasi
b) Merancang strategi perusahaan secara keseluruhan,
termasuk memutuskan kebijakan akuisisi dan merger.
c) Mengedepankan pekerjaan dengan format keputusan bersifat
umum (abstrak), dan selanjutnya memerintahkan pihak
middle dengan tujuan sesuai yang diarahkan.
d) Informasi yang diterima oleh pihak top management cukup
yang bersifat poin-poinnya saja
e) Manajemen tingkat atas tidak membutuhkan informasi tentang
berapa banyak penjualan hari ini, yang diperlukan adalah
berapa besar penjualan dari bulan ke bulan dan apakah ada
tren (kecenderungan ) naik atau turun sehingga dari informasi
ini akan diketahui kondisi di masa akan datang yang akan
terjadi
f) Perangkat yang dibutuhkan oleh top management meliputi
DSS ( Decision Support System) dan berapa perangkat lunak
lainnya seperti Outlook Soft, informasi builder, Knowledge,
Storm dan sebagainya9.
Middle Manager (Manajer Tingkat Menengah)
8 Eko Nugroho, system informasi manajemen, Andi, Yogyakarta.Hlm.63
9 Eko Nugroho, Op.Cit,. hlm. 72.
10
a) Bertugas menjembatani informasi yang berhubungan dengan
top dan low management
b) Mengedepankan efektivitas dalam melaksanakan pekerjaan
c) Bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh
pihak lower management. dan berusaha mengurangi risiko
pekerjaan yang akan terjadi nantinya
d) Middle Management bertugas mengkoordinir unit-unit yang
ada di lower management.
Lower Manager (Manajer Tingkat Bawah)
a) Mengerjakan seluruh pekerjaan yang ditugaskan oleh pihak
middle management sampai beres
b) Mengedepankan konsep efisiensi dalam bekerja
c) Bekerja secara sistematis, dan terstruktur serta menghindari
timbulnya kesalahan yang bersifat fatal
d) Kebutuhan dan pengolahan informasi bersifat maksimal
e) Melayani unit-unit yang berada di bawah
3. Analisis Sistem
a. Definisi Analisis Sistem
Analisis Sistem (system analysis) adalah penguraian dari suatu
sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya
dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan maupun hambatan – hambatan yang
terjadi dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan – perbaikannya.10
Tahap analisis sitem dilakukan setelah perencanaan sistem (system
planning) dan sebelum desain sistem (system desaign). Tahap
10 Jogiyanto, Analisis Sistem, (Yogyakarta : Andi Offset, 2005), hlm 129.
11
analisis merupakan tahap kritis dan sangat penting, karena
kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan –
kesalahan di tahap selanjutnya.
Langkah – langkah sederhana dalam menganalisis sistem :
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
Dalam dunia pendidikan analisis sistem sangat penting guna
mengevaluasi seberapa efektif sistem yang digunakan dalam sebuah
organisasi, memperbaiki apabila terjadi kesalahan, atau
merekonstruksi sistem yang ada sehingga mendukung optimalisasi
sistem yang baru.
b. Analisis Sistem dalam Organisasi :
a) Dekomposisi
Untuk menganalisa dan memahami secara menyeluruh sebuah
sistem yang besar, biasanya dibutuhkan waktu yang cukup lama.
Untuk mempermudah pekerjaan itu dibutuhkan sistem
dekomposisi. Dekomposisi adalah pembagian sistem kedalam
komponen – komponen yang lebih kecil (subsistem). Dekomposisi
memiliki beberapa keuntungan :
a. Analisis menjadi lebih mudah menmengatur dan menganalisa
setiap subsistem secara lebih detail.
b. Pada pengembangan sistem, sistem bisa di dekomposisi
menjadi beberapa modul.
12
Modul sistem terdiri dari empat elemen subsistem yaitu :
masukan, pengolahan, keluaran dan umpan balik11
b) Modularitas
Konsep modularitas berhubungan dengan dekomposisi. Pada
saat melakukan dekomposisi, diharapkan sistem yang besar
terbagi menjadi subsiste, - subsistem yang relatif sama ukurannya.
Dengan modul – modul ini maka beban kerja mengembangkan
sistem bisa didistribusikan secara merata pada semua sumber
daya yang ada. Pengembangan sistem jadi lebih sederhana
karena hanya terfokus pada satu modul terlebih dahulu, baru
dilakukan integrasi antar modul.
c) Coupling
Dari modul –modul yang kita peroleh, kadang – kadang ditemukan
beberapa modul yang memiliki ketergantungan dengan modul
yang lain. Pada kasus seperti ini, modul – modul yang saling
bergantung harus dipasangkan (di-couple). Dengan cara ini bisa
diketahui modul yang bisa bekerja secara independen dan mosul
– modul yang harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum modul
yang lain bisa bekerja.
d) Kohesi
Dari oroses coupling antar modul, kita bisa dapatkan kelompok –
kelompok modul dengan karakteristik yang hampir sama. Disini
muncul konsep kohesi dimana kelompok modul itu harus
dianalisis bersama – sama dengan kelompok modul yang saling
berkohesi.
11 Zulkifli Amsyah, Manajemen Sistem Informasi, (Jakarta : Gramedia, 2005), hlm. 25.
13
c. Analis Sistem
Analisis sistem merupakan pekerjaan yang bertugas menganalisis
suatu sistem yang berlaku dalam suatu organisasi.
Tugas utama dari seorang analis sistem adalah menentukan bentuk
sistem yang akan dibangun nantinya. Keputusan ini tidak mudah.
Kesalahan menentukan format sistem yang akan dibangun akan
berakibat pada gagalnya proyek yang dikerjakan. Oleh sebab itu
seorang analis sistem yang sukses harus memiliki dan dibekali
dengan bebrapa keahlian spesifik, seperti :
1. Keahlian Analisis
Keahlian analisis diperlukan untuk memahami organisasi yang
memerlukan sistem informasi yang akan dibangun. Keahlian
analisis digunakan untuk memetakan permasalahan yang
dihadapi oleh perusahaan klien yang bisa diselesaikan dengan
sistem informasi dan yang tidak. Kemampuan analisis juga
diperlukan untuk memecahkan masalah yang telah ditemukan.
2. Keahlian Teknis
Salah satu tugas analis siutem adalah membuat laporan
mengenai hasil analisanya, untuk itulah kemampuan
mengoperasikan komputer sangat diperlukan. Seorang analis
sistem dituntut untuk mengenal dan menguasai perangkat lunak
maupun perangkat keras terbaru, serta mengetahui keunggulan
maupun batasan dari teknologi – teknologi tersebut. Hal ini akan
sangat membantu analis dalam memilih teknologi yang tepat
untuk keperluan klien yang sangat spesifik. Keahlian teknis dapat
diperoleh dari pendidikan formal, pelatihan khusus, maupun jam
terbang yang lama dalam mengembangkan sistem informasi.
3. Keahlian Manajerial
3. Keahlian Manajerial
Salah satu tugas analis sistem adalah menajdi tangan kanan
manajer sistem informasi dalam mengatur sumber daya proyek
yang berskala kecil. Analis sistem bertanggung jawab mengatur
sumber daya yang di bawah kendalinya, seperti programer dan
teknisi. Pengalokasian tugas yang tepat sangat berpengaruh
pada cepat lambatnya penyelesaian proyek. Analis sistem juga
harus memprediksi resiko dan perubahan faktor – faktor eksternal
seperti kenaikan harg perangkat keras, oerubahan kebutuhan
klien, munculnya produk pesaing dan lain – lain.
4. Interpersonal Skill
Analis sistem adalah pihak yang berkomunikasi aktif keluar
dengan klien maupun ke dalam dengan stakholder yang lain.
Keahlian berkomunikasi sangat diperlukan untuk menjaring
informasi yang akurat tentang masalah yang ada pada klien.
Adapun hal – hal tanggung jawab dari seorang analis sistem
meliputi :
a. Pengambilan data yang efektif dari sumber bisnis
b. Aliran data menuju ke komputer
c. Pemrosesan dan penyimpanan data dengan komputer
d. Aliran dari ingormasi yang berguna kembali ke proses bisnis
dan penggunanya.
4. Sibernetika
Teori sibernetika menekankan hubungan timbal balik diantara semua
bagian dari sebuah sistem. Kami akan menyajikan dua genre teori
sibernetika. Pertama, satu kelompok teori yang umumnya berasal dari
rubrik penggabungan informasi (information - integration). Kedua, satu
15
kelompok teori yang umumnya dikenal sebagai teori konsistensi
( consistency theories ).
Teori Penggabungan Informasi (information-integration) bagi pelaku
komunikasi berpusat pada cara kita mengakumulasi dan mengatur
informasi tentang semua orang, objek, situasi, dan gagasan yang
membentuk sikap atau kecenderungan untuk bertindak dengan cara yang
positif atau negatif terhadap beberapa objek. Pendekatan penggabungan
informasi adalah salah satu model paling populer yang menawarkan untuk
menjelaskan pembentukan informasi dan perubahan sikap. Informasi
adalah salah satu dari kekuatan tersebut dan berpotensi untuk
memengaruhi sebuah sistem kepercayaan atau sikap individu. Sebuah
sikap dianggap sebagai sebuah akumulasi dari informasi tentang sebuah
objek, seseorang, situasi, atau pengalaman.
Dua variabel nampaknya memiliki peranan penting dalam memengaruhi
perubahan sikap. Pertama adalah valance atau arahan. Valance mengacu
pada apakah informasi mendukung keyakinan Anda atau menyangkal
mereka. Ketika informasi menyokong keyakinan anda, maka informasi
tersebut mempunyai valance “positif”. Ketika tidak menyokong, maka
valance “negatif”.
Variabel kedua yang memengaruhi dampak dari informasi adalah bobot
yang anda berikan terhadap informasi. Bobot adalah sebuah kegunaan dari
kredibilitas.
Perubahan sikap terjadi karena informasi baru yang muncul dalam
keyakinan adanya perubahan dalam sikap atau karena informasi yang baru
mengubah bobot atau valance pada sebentuk informasi. Jadi, valance
memengaruhi bagaimana informasi memengaruhi sistem keyakinan anda
dan bobot memengaruhi seberapa banyak pengaruh itu bekerja.
System bukanlah “cara” atau “metode” seperti yang banyak dikatakan
orang. Cara hanyalah bagian kecil dari suatu system. Istilah system meliputi
spectrum yang sangat luas. Misalnya manusia, binatang, alam semesta,
mobil, motor, lembaga tertentu adalah sebagai suatu system.2
Murdick dan Ross (1993) adalah seperangkat susunan yang digabungkan
satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan. 3
Menurut Webster Unbridge, sistem adalah elemen – lemen yang saling
berhubungan dan membentuk satuan organisasi dan menurut Scott (1996)
sistem terdiri dari unsur – unsur seperti masukan (input), pengolahan
(processing), serta keluaran (output). 4
Sehingga dapat di sintesakan bahwa sistem merupakan sekumpulan sub
sistem yang terdiri dari perangkat – perangkat yang saling bekerja satu
sama lain untuk mencapai suatu tujuan.
2 Kinichi dan Williams, Management - terj, (New York : Mc. Grawhill, 2009) hlm. 20
3 Hanif al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, (Yogyakarta : Andi Offset, 2007) hlm.3.
4 Ibid
6
Ciri pokok sistem menurut Gasspert ada 4 yaitu sistem itu beroperasi dalam
suatu lingkungan, terdiri atas unsur – unsur, ditandai dengan satu hubungan,
dan mempunyai satu fungsi atau tujuan yang sama.5
Sementara Mc. Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok
elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan
untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan
dengan mekanisme control. Untuk lebih jelasnya, mekanisme tersebut
dapat digambarkan dengan model sebagai berikut :
a. Sistem Perencanaan
Perencanaan (planning), merupakan fungsi pertama dari proses
manajemen yang fungsinya untuk menentukan tujuan dan
bagaimana tujuan tersebut dicapai “planning is coping with
uncertainty by formulating future courses of action to achieve
specified result” (kinick dan Williams, 2006). Perencanaan
merupakam kegiatan untuk memperkirakan kegiatan dimasa
5 Op.cit, hlm. 4
7
yang akan datang. Oleh sebab itu perencanaan yang baik
hendaknya mengandung unsure unsure ; pertama, perencanaan
dirumuskan secara jelas dan dijabarkan secara operasional.
Kedua, adanya kebijaksanaan untuk mencapai tujuan dala garis
besarnya. Ketiga, adanya prosedur pembagian tugas serta
hubungannya antara anggota kelompok masing-masing.
Keempat, adanya kemajuan yaitu penetapan dtandar kemjuan
yang hendak dicapai. Dan kelima, adanya program yaitu langkahlangkah
kegiatan untuk mencapai tujuan.
Pendidikan dapat dianggap sebagai proses untuk melengkapi
siswa dengan keahlian pengetahuan,keterampilan dan sikap
yang digunakan untuk dapat hidup dan menghasilkan hal-hal
yang berguna dalam kehidupan masyarakat setelah resmi keluar
dari lembaga pendidikan.
Dengan menggunakan pendekatan system dalam organisasi
pendidikan, akan membantu pengelola pendidikan untuk
mewujudkan tujuan secara lebih efektif. Pendidikan itu dinamis
tidak statis dan oleh sebab itu pendekatan system juga dinamis
tidak statis.
Secara umum pendekatan system dalam pendidikan terdiri dari
proses :
a) Definisikan tujuan-tujuan dan sasaran yang dicapai
b) Gambarkanlah batasan-batasan yang akan diikerjakan dan
disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang ada
c) Tentukan ukuran kadar keefektifannya (standar)
d) Sebutkan alternatif-alternatif pemecahannya
e) Tentukan biaya untuk setiap alternative.
f) Seleksi alternative terbaik untuk dilaksankan
g) Ikutilah pengaruh arus balik untuk perbaikan atau
mempergunakan umpan balik untuk perbaikan.
8
b. Model perencanaan
Sistem pendidikan menurut Mc Grath, (1972) pendekatan system
bukanlah suatu rangkaian berseri, maupun bertaha, sitem
tersebut dinamis yang diprosesnya terjadi secara interaktif.
Sedangkan Hussain, (1972) menyatakan bahwa system
pendidikan dicirikan dalam bentuk kepercayaan, metode,
bermacam-macam sumber untuk memproduksi segala bentuk
perubahan-perubahan pada kebiasaan atau tingkah laku para
peserta didik. Pendidikan dicirikan lebih lanjut sebagai suatu
institusional fungsional dalam system pendidikan dalam melayani
masyarakat.
2. Tanggung Jawab Manajer
a. Definisi Manajer
Manajer adalah orang yang memiliki tanggung jawab dalam usaha
memajukan dan mempertahankan perusahaan,terutama saat-saat
sulit. Adapun menurut A.F.Stoner bahwa, “para manajer sebagai
perencana, pengorganisasi, pemimpin dan pengendali organisasi.”6
Lebih jauh lagi James A.f .Stoner mengatakan bahwa,” sebenarnya
setiap manajer-seperti pemimpin klub olahraga atau direktur utama
suatu perusahaan multinasional-memegang peranan yang lebih luas
untuk menggerakan organisasi menuju tujuan yang telah ditetapkan”.
Merurut James A.F. Stoner manajer yaitu :7
1. Bekerja dengan orang lain
2. Bertanggung jawab
3. Menyelaraskan tujuan dan menentukan prioritas
6 James A.F. Stoner, 1991, Manajemen, Jakarta, Erlangga,(terjemahan). hlm.11.
7 James A.F. Stoner, Op. Cit.,hlm. 11-13
9
4. Berfikir secara analitis dan konseptual
5. Mediator (penengah), politikus, diplomat, symbol dan
pengambil keputusan yang sukar.
b. Tugas dan tanggung jawab manajer :8
Top Manager (Manajer Tingkat Atas)
a) Mengonsep dan mewujudkan visi dan misi perusahaan atau
pun organisasi
b) Merancang strategi perusahaan secara keseluruhan,
termasuk memutuskan kebijakan akuisisi dan merger.
c) Mengedepankan pekerjaan dengan format keputusan bersifat
umum (abstrak), dan selanjutnya memerintahkan pihak
middle dengan tujuan sesuai yang diarahkan.
d) Informasi yang diterima oleh pihak top management cukup
yang bersifat poin-poinnya saja
e) Manajemen tingkat atas tidak membutuhkan informasi tentang
berapa banyak penjualan hari ini, yang diperlukan adalah
berapa besar penjualan dari bulan ke bulan dan apakah ada
tren (kecenderungan ) naik atau turun sehingga dari informasi
ini akan diketahui kondisi di masa akan datang yang akan
terjadi
f) Perangkat yang dibutuhkan oleh top management meliputi
DSS ( Decision Support System) dan berapa perangkat lunak
lainnya seperti Outlook Soft, informasi builder, Knowledge,
Storm dan sebagainya9.
Middle Manager (Manajer Tingkat Menengah)
8 Eko Nugroho, system informasi manajemen, Andi, Yogyakarta.Hlm.63
9 Eko Nugroho, Op.Cit,. hlm. 72.
10
a) Bertugas menjembatani informasi yang berhubungan dengan
top dan low management
b) Mengedepankan efektivitas dalam melaksanakan pekerjaan
c) Bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh
pihak lower management. dan berusaha mengurangi risiko
pekerjaan yang akan terjadi nantinya
d) Middle Management bertugas mengkoordinir unit-unit yang
ada di lower management.
Lower Manager (Manajer Tingkat Bawah)
a) Mengerjakan seluruh pekerjaan yang ditugaskan oleh pihak
middle management sampai beres
b) Mengedepankan konsep efisiensi dalam bekerja
c) Bekerja secara sistematis, dan terstruktur serta menghindari
timbulnya kesalahan yang bersifat fatal
d) Kebutuhan dan pengolahan informasi bersifat maksimal
e) Melayani unit-unit yang berada di bawah
3. Analisis Sistem
a. Definisi Analisis Sistem
Analisis Sistem (system analysis) adalah penguraian dari suatu
sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya
dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan maupun hambatan – hambatan yang
terjadi dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan – perbaikannya.10
Tahap analisis sitem dilakukan setelah perencanaan sistem (system
planning) dan sebelum desain sistem (system desaign). Tahap
10 Jogiyanto, Analisis Sistem, (Yogyakarta : Andi Offset, 2005), hlm 129.
11
analisis merupakan tahap kritis dan sangat penting, karena
kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan –
kesalahan di tahap selanjutnya.
Langkah – langkah sederhana dalam menganalisis sistem :
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
Dalam dunia pendidikan analisis sistem sangat penting guna
mengevaluasi seberapa efektif sistem yang digunakan dalam sebuah
organisasi, memperbaiki apabila terjadi kesalahan, atau
merekonstruksi sistem yang ada sehingga mendukung optimalisasi
sistem yang baru.
b. Analisis Sistem dalam Organisasi :
a) Dekomposisi
Untuk menganalisa dan memahami secara menyeluruh sebuah
sistem yang besar, biasanya dibutuhkan waktu yang cukup lama.
Untuk mempermudah pekerjaan itu dibutuhkan sistem
dekomposisi. Dekomposisi adalah pembagian sistem kedalam
komponen – komponen yang lebih kecil (subsistem). Dekomposisi
memiliki beberapa keuntungan :
a. Analisis menjadi lebih mudah menmengatur dan menganalisa
setiap subsistem secara lebih detail.
b. Pada pengembangan sistem, sistem bisa di dekomposisi
menjadi beberapa modul.
12
Modul sistem terdiri dari empat elemen subsistem yaitu :
masukan, pengolahan, keluaran dan umpan balik11
b) Modularitas
Konsep modularitas berhubungan dengan dekomposisi. Pada
saat melakukan dekomposisi, diharapkan sistem yang besar
terbagi menjadi subsiste, - subsistem yang relatif sama ukurannya.
Dengan modul – modul ini maka beban kerja mengembangkan
sistem bisa didistribusikan secara merata pada semua sumber
daya yang ada. Pengembangan sistem jadi lebih sederhana
karena hanya terfokus pada satu modul terlebih dahulu, baru
dilakukan integrasi antar modul.
c) Coupling
Dari modul –modul yang kita peroleh, kadang – kadang ditemukan
beberapa modul yang memiliki ketergantungan dengan modul
yang lain. Pada kasus seperti ini, modul – modul yang saling
bergantung harus dipasangkan (di-couple). Dengan cara ini bisa
diketahui modul yang bisa bekerja secara independen dan mosul
– modul yang harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum modul
yang lain bisa bekerja.
d) Kohesi
Dari oroses coupling antar modul, kita bisa dapatkan kelompok –
kelompok modul dengan karakteristik yang hampir sama. Disini
muncul konsep kohesi dimana kelompok modul itu harus
dianalisis bersama – sama dengan kelompok modul yang saling
berkohesi.
11 Zulkifli Amsyah, Manajemen Sistem Informasi, (Jakarta : Gramedia, 2005), hlm. 25.
13
c. Analis Sistem
Analisis sistem merupakan pekerjaan yang bertugas menganalisis
suatu sistem yang berlaku dalam suatu organisasi.
Tugas utama dari seorang analis sistem adalah menentukan bentuk
sistem yang akan dibangun nantinya. Keputusan ini tidak mudah.
Kesalahan menentukan format sistem yang akan dibangun akan
berakibat pada gagalnya proyek yang dikerjakan. Oleh sebab itu
seorang analis sistem yang sukses harus memiliki dan dibekali
dengan bebrapa keahlian spesifik, seperti :
1. Keahlian Analisis
Keahlian analisis diperlukan untuk memahami organisasi yang
memerlukan sistem informasi yang akan dibangun. Keahlian
analisis digunakan untuk memetakan permasalahan yang
dihadapi oleh perusahaan klien yang bisa diselesaikan dengan
sistem informasi dan yang tidak. Kemampuan analisis juga
diperlukan untuk memecahkan masalah yang telah ditemukan.
2. Keahlian Teknis
Salah satu tugas analis siutem adalah membuat laporan
mengenai hasil analisanya, untuk itulah kemampuan
mengoperasikan komputer sangat diperlukan. Seorang analis
sistem dituntut untuk mengenal dan menguasai perangkat lunak
maupun perangkat keras terbaru, serta mengetahui keunggulan
maupun batasan dari teknologi – teknologi tersebut. Hal ini akan
sangat membantu analis dalam memilih teknologi yang tepat
untuk keperluan klien yang sangat spesifik. Keahlian teknis dapat
diperoleh dari pendidikan formal, pelatihan khusus, maupun jam
terbang yang lama dalam mengembangkan sistem informasi.
3. Keahlian Manajerial
3. Keahlian Manajerial
Salah satu tugas analis sistem adalah menajdi tangan kanan
manajer sistem informasi dalam mengatur sumber daya proyek
yang berskala kecil. Analis sistem bertanggung jawab mengatur
sumber daya yang di bawah kendalinya, seperti programer dan
teknisi. Pengalokasian tugas yang tepat sangat berpengaruh
pada cepat lambatnya penyelesaian proyek. Analis sistem juga
harus memprediksi resiko dan perubahan faktor – faktor eksternal
seperti kenaikan harg perangkat keras, oerubahan kebutuhan
klien, munculnya produk pesaing dan lain – lain.
4. Interpersonal Skill
Analis sistem adalah pihak yang berkomunikasi aktif keluar
dengan klien maupun ke dalam dengan stakholder yang lain.
Keahlian berkomunikasi sangat diperlukan untuk menjaring
informasi yang akurat tentang masalah yang ada pada klien.
Adapun hal – hal tanggung jawab dari seorang analis sistem
meliputi :
a. Pengambilan data yang efektif dari sumber bisnis
b. Aliran data menuju ke komputer
c. Pemrosesan dan penyimpanan data dengan komputer
d. Aliran dari ingormasi yang berguna kembali ke proses bisnis
dan penggunanya.
4. Sibernetika
Teori sibernetika menekankan hubungan timbal balik diantara semua
bagian dari sebuah sistem. Kami akan menyajikan dua genre teori
sibernetika. Pertama, satu kelompok teori yang umumnya berasal dari
rubrik penggabungan informasi (information - integration). Kedua, satu
15
kelompok teori yang umumnya dikenal sebagai teori konsistensi
( consistency theories ).
Teori Penggabungan Informasi (information-integration) bagi pelaku
komunikasi berpusat pada cara kita mengakumulasi dan mengatur
informasi tentang semua orang, objek, situasi, dan gagasan yang
membentuk sikap atau kecenderungan untuk bertindak dengan cara yang
positif atau negatif terhadap beberapa objek. Pendekatan penggabungan
informasi adalah salah satu model paling populer yang menawarkan untuk
menjelaskan pembentukan informasi dan perubahan sikap. Informasi
adalah salah satu dari kekuatan tersebut dan berpotensi untuk
memengaruhi sebuah sistem kepercayaan atau sikap individu. Sebuah
sikap dianggap sebagai sebuah akumulasi dari informasi tentang sebuah
objek, seseorang, situasi, atau pengalaman.
Dua variabel nampaknya memiliki peranan penting dalam memengaruhi
perubahan sikap. Pertama adalah valance atau arahan. Valance mengacu
pada apakah informasi mendukung keyakinan Anda atau menyangkal
mereka. Ketika informasi menyokong keyakinan anda, maka informasi
tersebut mempunyai valance “positif”. Ketika tidak menyokong, maka
valance “negatif”.
Variabel kedua yang memengaruhi dampak dari informasi adalah bobot
yang anda berikan terhadap informasi. Bobot adalah sebuah kegunaan dari
kredibilitas.
Perubahan sikap terjadi karena informasi baru yang muncul dalam
keyakinan adanya perubahan dalam sikap atau karena informasi yang baru
mengubah bobot atau valance pada sebentuk informasi. Jadi, valance
memengaruhi bagaimana informasi memengaruhi sistem keyakinan anda
dan bobot memengaruhi seberapa banyak pengaruh itu bekerja.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar