PENDEKATAN SISTEM PADA MASA YANG AKAN DATANG

Definisi Konseptual

Ø  Gordon B.Darvis

“Sistem is a set of elements that are interconnected and effect each other in a certain environment.”

“sistem adalah seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling memenraruhi dalam satu lingkungan tertentu.”

Ø  Raymond McLeod

“Sistem is a group of integrated elements to achieve a goal”

“Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan”

Masa depan ialah suatu masa atau kondisi yang berada di depan manusia, akan tetapi kondisi tersebut biasanya digunakan untuk waktu yang panjang, mungkin juga tidak terbatas dan kadang-kadang masih bersifat abstrak.

Jadi sistem perencanaan masa depan adalah segala unsur atau elemen yang saling terintergrasi pada kondisi dimasa depan yang sifatnya tidak terbatas/abstrak untuk mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai.

a. Meramalkan Masa yang Akan Datang.

Pada suatu organiasasi terutama organiasasi dalam bidang pendidikan, penerapan pendekatan sistem sangat diperlukan sekali. Maksud dari pendekatan sistem ini adalah untuk mengetahui lingkunan eksternal dan internal yang ada di organisasi pendidikan secara keseluruhan, sehingga dapat mengilustrasikan atau menggambarkan bentuk proeses perencanaan yang ingin dilakukan dalam bidang pendidikan dengan menggunakan analisis sistem dari sistem-sistem yang bersifat kompleks.

Semakin berkembangnya proeses dan metode pendidikan di suatu negara, membuat para manajer pendidikan melakukan perencanaan yang sifatnya jangka panjang atau untuk masa yang akan datang. Di masa yang akan datang semua aplikasi atau penerapan teknik-teknik perencanaan dilakukan menggunakan pendekatan sistem yang mempunyai pengaruh besar pada organisasi.

Dalam perencanaan, seorang perencana dapat menggambarkan apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang. Perencanaan menurut Steven Sinofsky dan Marco Lansiti adalah “A method of doing, developed in advance ; a systematic arrangement of elements or important parts; a program stipulating a benefit a proposed course of action” ( Sebuah metode yang dikembangkan secara meningkat dalam suatu penyusunan upaya sistematis dari unsur-unsur atau bagian penting disebuah program yang menetapkan keuntungan mengusulkan tindakan). Dengan menggunakan perencanaan sebagai kegiatan memperkirakan kondisi dan keadaan di masa yang akan datang, sehingga manajer akan dengan mudah dalam mengambil keputusan tentang kegiatan yang cocok untuk dilaksanakan.

Kegiatan memperkirakan atau memprediksi kondisi dan keadaan di masa yang akan datang tersebut menggunakan pendekatan “forecasting”. S.Anil Kumar and N.Siresh dalam bukunya, “Forecasts are estimates of the occurrence, timing, or magnitude of uncertain future events” (Peramalan adalah perkiraan kejadian, penafsiran waktu, atau peristiwa besar di masa depan yang belum pasti). Dalam pendekatan forecasting menggunakan metode:

1.         Opinion and Judgement methods / Qualitative methods

2.         Statistical / Quantitative forecasting methods

·         Time Series

·         Associative models

seperti pada tabel di bawah ini :

	Approaches (pendekatan)	Brief description (penjelasan singkat)
Judge/Opinion	Consumer surveys (survey konsumen)	Mempertanyakan konsumen mengenai rencana masa depan
	Direct-contract composite (kontrak langsung komposit)	Perkiraan bersama yang diperoleh dari penjual atau layanan pelanggan
	Executive opinion (pendapat atasan)	Keuangan , pemasaran , dan manufaktur manajer bergabung untuk mempersiapkan perkiraan
	Delphi technique(Teknik Delphi)	Serangkaian kuesioner didasarkan pada informasi yang diperoleh dari survei sebelumnya
	Outside opinion (pendapat dari luar)	Konsultan atau ahli dari luar lainnya mempersiapkan perkiraan
Statistical	Time series :
	Naïve	Nilai berikutnya dalam seri akan sama dengan nilai sebelumnya pada periode yang sebanding
	Moving averages (perpindahan rata-rata)	Prakiraan ini didasarkan pada rata-rata nilai baru
	Exponential smoothing(pemulusan eksponensial)	Canggih dari nilai bobot rata-rata bergerak
	Associative models :
	Simple regression (regresi sederhana)	Nilai dari satu variabel yang digunakan untuk memprediksi nilai-nilai dari variabel dependen
	Multiple regression (regresi berganda)	Dua atau lebih variabel yang memprediksi nilai variabel dependen

Menurut Spyros G. Makridakis, ada faktor yang memengaruhi ketepatan forecasting :

1.    the time horizon of forecasting (waktu peramalan di masa depan)

2.    technological change. (perubahan teknologi)

3.    Barries to entry.(Rintangan yang diterima)

4.    Dissemination of information.(Penyebaran dalam informasi)

5.    Elasticity of demand.(Elastisitas permintaan)

6.    Consumer versus industrial products.(konsumen lawan produk industry)

Adalah sulit untuk membuat ramalan-ramalan yang tepat terhadap aplikasi pada masa yang akan datang menggunakan pendekatan sistem. Pengaruhnya bersifat mendasar dan hampir universal. Analisis terhadap pengalaman masa lalu dan evaluasi terhadap kecenderungan yang ada menunjukkan beberapa aplikasi, motivasi dan masalah yang paling penting di masa yang akan datang.

b. Peninjauan Ulang terhadap Pendekatan Sistem

          pendekatan sistem memerlukan dan membutuhkan pengetahuan dasar yang berasal dari teori-teori sistem secara umum, serta memiliki relevansi dalam berbagai berbagai kegiatan ilmiah dan kegiatan praktis. Pendekatan sistem meliputi pengaplikasian konsep yang relevan berdasarkan teori sistem secara umum untuk mempermudah pemahaman terhadap teori-teori organisasi dan praktek manajemen.  Analisis sistem merupakan suatu metode atau teknik yang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. Analisis sistem meliputi :

1.      Kesadaran akan adanya suatu masalah.

2.      Identifikasi berbagai alternatif.

3.      Analisis dan sistematis dari berbagai faktor.

4.      Penentuan suatu cara pemecahan masalah secara optimal.

5.      Program kegiatan.

          Analisis sistem akan membantu menemukan aspek-aspek dan aplikasi dalam pemecahan masalah teknologi, ekonomi dan social yang dihadapi oleh manusia. Misalnya dalam menyelidiki hubungan-hubungan suatu sekolah dan lingkungan dalam menghadapi tantangan-tantangan perubahan perilaku sosial masyarakat di sekitar sekolah, maka untuk melihat secara utuh dapat digunakan teknik-teknik analisis sistem.

          Manajemen sistem meliputi aplikasi konsep sistem dalam pengelolaan organisasi akan terus berkembang dan berpengaruh terhadap kegiatan pendidikan. Meningkatnya aplikasi manajemen sistem pada organisasi seperti : universitas, sekolah, dan lembaga pemerintahan. Diharapkan manajer organisasi akan mengarahkan perhatiannya pada perancangan sistem yang tepat untuk meningkatkan pencapaian tujuan organisasi.

c.  Aplikasi Sistem pada Organisasi

          Sistem social baru selalu muncul dalam organisasi dan berkembang sesuai dengan kebutuhan individu, kelompok maupun masyarakat secara luas. Salah satu hal yang sangat penting adalah muncul dan berkembangnya beraneka ragam organisasi dengan skala besar sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Pendekatan sistem akan semakin banyak digunakan untuk semua jenis organisasi. Secara umum sistem memandang organisasi sebagai suatu sistem sosioteknis dengan sub sistem yang saling berhubungan (tujuan-tujuan, nilai-nilai, teknologi, struktur, psikologi dan manajerial) yang akan berguna bagi organisasi.

Dalam membangun budaya organisasi, sistem social sangat dibutuhkan terutama bagaimana sistem social dijadikan sasaran dalam pemberian pelayanan terhadap pelanggan eksternal. Dengan memahami sistem sosial yang ada di masyarakat, maka organisasi mendapat keuntungan dari segala macam sudut pandang. Penekanan pada aplikasi pendekatan sistem terhadap berbagai jenis organisasi mengenai konsep-konsep desain sistem dan teknik-teknik analisis sistem adalah cocok untuk semua organisasi. Perkembangan organisasi, sistem dalam pengambilan keputusan, penggunaan konsep sistem dan informasi serta arus komunikasi dalam manajemen program adalah tepat pada berbagai jenis organisasi.

Di Amerika misalnya, penerapan pendekatan sistem dalam organisasi-organisasi banyak digunakan terutama dalam bidang teknologi informasi dan program luar angkasa, Sayles dan Marganet (1971) menyatakan bahwa masalah yang dihadapi oleh NASA pada program angkasa luarnya tidaklah serumit masalah-masalah dari berbagai program sosioteknikal lainnya. Hal ini terlihat bagaimana NASA melibatkan berbagai organisasi-organisasi secara lintas sektoral untuk membantu program-program mereka, mulai dari departemen keuangan, kesehatan, pendidikan telekomunikasi dan bahkan departemen pertahanan.

Pendekatan sistem membantu manajer untuk mempermudah dan memberikan carater baik bagi manajer untuk menghadapi masalah dan perubahan-perubahan yang dihadapi organisasi. Pendekatan sistem tidak membatasi seseorang untuk berfikir tentang organisasi sebagai struktur yang bersifat mekanistis dan birokratis. Akan tetapi dapat memperluas dan menambah jaringan untuk memecahkan masalah. Di masa yang akan datang organisasi-organisasi dari berbagai jenis harus menjawab atau beraksi terhadap perubahan teknologi atau sosial. Dalam hal ini, pendekatan sistem terbuka sangat dibutuhkan organisasi untuk berkembang dan memberikan dasar untuk proses adaptasi organisasi dengan kebutuhan pelanggan.

d. Pendekatan Sistem dalam Hubungannya dengan Organisasi.

          Telah diketahui bahwa pendekatan sistem menekankan pada aplikasi organisasi secara perseorangan, memahami hubungan-hubungan antar organisasi, dan sistem distribusi serta perencanaan anggaran organisasi. Dalam suatu organisasi formal tertanam suatu lingkungan, norma dan nilai yang baik, dan terdapat kumpulan masyarakat luas yang bersifat kompleks.

                      Kesaling ketergantungan antara organisasi dalam kehidupan moderen dicerminkan oleh bertambahnya penekanan terhadap sistem dan semua komponen organisasi yang tidak dapat dilepaskan dari sistem manajemen. Pada pendekatan sistem yang paling sering muncul dalam suatu organisasi adalah hubungan teknis yang bersifat sederhana sampai pada hubungan yang bersifat rumit, tujuan dari pendekatan sistem dalam organasisi yaitu terjadinya hubungan timbal balik antara komponen-komponen yang ada dalam organisasi yang menghasilkan suatu produk dari organisasi tersebut.

Pendekatan sistem merupakan suatu cara yang penting dan akan membantu koordinasi antara komponen dalam organisasi, setiap organisasi akan menugaskan anggotanya untuk ikut serta secara bersama-sama untuk melakukan kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi.

e.  Pendekatan Sistem dan Hubungannya dengan Lingkungan

Organisasi merupakan sub sistem dari lingkungan sosiokultural yang lebih luas, dengan pendekatan sistem memberikan suatu model untuk memikirkan hubungan-hubungan dalam organisasi. Semua organisasi memperoleh input, dan mentransformasikannya dengan cara mengembalikannya dalam bentuk output pada lingkungan.

Pada beberapa dekade, perhatian terpusat pada hubungan-hubungan antara manusia, organisasi, dan lingkungannya. Dengan pendekatan sistem yang terbuka memberikan suatu model yang lebih cocok untuk melihat hubungan lingkungan dengan organisasi, akan tetapi penerapan pendekatan ini lebih banyak dihadapkan dalam masalah social, teknologi dan lingkungan.

Menurut Degreene yang dikutip dalam Mukhneri, ada beberapa tahap yang dapat diikuti dalam pendekatan sistem melihat hubungannya dengn lingkungan social, diantaranya adalah :

1.     Mengenali masalah-masalah yang ada dalam pendekatan sistem.

2.     Menentukan sub sistem, hubungan timbal balik dan men dapatkan informasi mengenai input, output, misi, hambatan dan lain-lain.

3.     Menentukan program-program khusus, misalnya pengumpulan informasi, pembutn model dan yang diarahkan pada pemahaman yang lebih baik.

          Salah satu dari masalah terpenting yang dihadapi oleh organisasi mendatang adalah tentang evaluasi bagi setiap unjuk kerjanya masing-masing, sedangkan pada organisasi yang mempunyai masalah-masalah pengukuran dan evaluasi kerja antara lain :

1.      Universitas

2.      Rumah sakit

3.      Sekolah

4.      Instansi-instansi masyarakat lainnya.

Menurut Mary, John, dan Richard menjelaskan interaksi organisasi dengan lingkungan sebagai berikut :

“They obtain resource input from the environment as product outputs. If everything work right, suppliers value the organization and continue to provide needed resources, employes infuse work activities with their intellects, and customers and clients value the organization’s outputs enough to create a continuning demand for them.”

“Mereka memperoleh input sumber daya dari output produk. Jika, semuanya bekerja dengan baik, pemasok menghargai organisasi tersebut dan terus memberikan sumber daya yang dibutuhkan, para petugas melakukan aktivitas kerja dengan kecerdasan mereka miliki, dan pelanggan atau klien menghargai output organisasi yang cukup untuk memenuhi permintaan secara berkelanjutan bagi mereka.”

Pendekatan sistem memberikan cara yang lebih baik untuk pengukuran unjuk kerja organisasi dan unjuk kerja social yaitu melalui analisis sistem, analisis keuntungan dan sistem perencanaan anggaran yang digunkan untuk membantu penyusunn tujuan, mengevaluasi alternative yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan.

f. Peranan Manajer

Setiap perusahaan memiliki manajemen yang  memegang berbagai peranan penting yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama. Ada banyak peran yang harus dimainkan / diperankan para manajer secara seimbang sehingga diperlukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan peran-peran tersebut. Untuk itu, peranan manajer sangat diharapkan dapat memacu laju perkembangan suatu perusahaan.

Peranan yang dimainkan oleh manajer terbagi menjadi tiga, yaitu:

1. Peran antarpribadi

Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung.

2. Peran informasional

Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara.

3. Peran pengambilan keputusan

Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

Manajer yang memimpin beberapa karyawan, biasanya memberikan pelimpahan masalah kepada karyawannya berupa tugas-tugas pekerjaan yang harus di selesaikan tepat pada waktunya. Untuk itu, seorang manajer harus mampu memberikan keputusan bagi tugas yang telah dikerjakan oleh karyawannya demi terjaminnya mutu kerja yang telah dijunjung bersama. Konflik yang diciptakan oleh seorang manajer bagi karyawannya ini bertujuan untuk meningkatkan para karyawan dalam bekerja, sehingga tujuan perusahan bisa terwujud dengan baik. Sebagai contoh, manajer sebuah perusahaan yang bergelut dibidang pemrograman, biasanya memberikan konflik berupa tugas kepada karyawannya untuk membuat sebuah program. Kemudian bila program telah dibuat, maka manajer harus menganalisa program tersebut dan memberikan keputusan apakah program tersebut layak dan sesuai permintaan atau belum. Bila program tersebut belum layak, maka manajer memberikan perbaikan atau meminta karyawannya untuk memperbaiki kesalahan yang ada pada program tersebut dengan waktu yang sesingkat mungkin.

Untuk menghidari hal seperti itu, manajer harus mempunyai beberapa keterampilan, diantaranya:

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi.

2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Manajer harus mahir berkomunikasi atau memiliki keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan.

3. Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya membuat program komputer, memperbaiki mesin, akuntansi , dan lain-lain.

Dengan dibekali keterampilan diatas, seorang manajer akan lebih peka terhadap permasalahan yang terjadi pada perusahaan, selain itu dia juga akan dapat segera membuat pemecahan dari masalah tersebut. Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasikan subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mengidentifikasikan masalah, manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasikan berbagai solusi alternative, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya, dan membuat suatu tindakan untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.

selain itu yang dilakukan oleh manajer :

·         para manajer bekerja dengan dan melalui orang-orang (manusia).

·         Para manajer bertindak sebagai saluran komunikasi di dalam organisasi mereka.

·         Para manajer bertanggung jawab terhadap hasil yang dicapai oleh organisasi mereka.

·         Para manajer mengimbangkan tujuan-tujuan yang bersaingan satu sama lain, dan mereka menetapkan prioritas-prioritas.

·         Para menejer harus berfikir secara analitikal dan konsepsional.

·         Para manajer merupakan ahli-ahli politik.

·         Para manajer merupakan diplomat.

·         Para manajer-manajer mengambil keputusan-keputusan pelik.

Peranan yang dimainkan oleh manajer pada umumnya antara lain:

1. Peranan antar pribadi (interpersonal roles)

·         Pembuka simbolis (figure head)

Misal : menerima dan menjamu menghadiri perkawinan karyawan, dan upacara-upacara seremonial lainnya.

·         Pemimpin (leader) 

Misal : mengatur, mendidik, memimpin, memberikan motivasi, bimbingan, nasihat, dan lain-lain kepada bawahan.

·         perantara (lialison)

Misal : berhubungan dengan pihak luar, seperti klien, rekanan, pemerintah, partner,dan sebagainya

2. Peranan informasional (informational roles)

·         Monitoring aliran informasi (monitor)

Memantau darimana informasi itu berasal dan kemana informasi itu diberikan.

·         Penentuan informasi (disseminator)

Menyebarkan keputusan-keputusan baru kepada bawahan.

·         Perwakilan  (spoker person)

Sebagai wakil organisasi seperti ikutan pertemuan atau seminar

3. Peranan pembuatan keputusan (decisional roles)

·         Wiraswasta (entrepreneurship)

Inisiatif dan kreatif

·         Penangkal kesulitan (disturbance handler)

Penanggulangan pemogokan, pembatalan kontrak, penampung keluhan, kekurangan bahan, dan lain-lain.

·         Pengalokasian sumber daya (resources allocator)

Kepada siapa, kapan, untuk apa, bagaimana sumber daya dialokasikan.

·         Negosiator   (negotiator)

Perundingan dengan serikat buruh, klien, dan pihak-pihak lain.

Peranan kepala sekolah atau kepemimpinan pendidikan sebagai manager dan leader :

No.	Manager (Chief executive officer)	Leader (Leading professional)
Peranan internal
1.	Ahli strategis menyatakan fokus dan tujuan strategis sekolah dan berperan sebagai gen perubahan.	Mentor (pendamping) Mengembangkan karyawan dan memberikan pendampingan secara profesional
2.	Alokator dan koordinator mengalokasikan dan mengkoordinasikan fungsi-fungsi organisasi.	Pendidik (Educator) Menampilkan keterampilan teknik dan medidik secara professional.
3.	Penengah sebagai juri (wasit).	Advisor Menjadi penasihat secara professional.
Peranan eksternal
1.	Executive officer Bertanggung jawab ke dinas pendidikan	Duta besar Mewakili sekolah dalam kegiatan ilmiah di luar sekolah.
2.	Diplomat Menyampaikan misi dan menjalin hubungan baik dengan stakeholders.	Juru bicara Mewakili sekolah sebagai pembicara di luar sekolah

Disamping itu dapat pula di katakana (sehubungan dengan fungsi-fungsi manajemen yang telah kita kenal) bahwa seorang manajer: [1]

1. Menyusun rencana-rencana

Manajer menentukan arah tindakan-tindakan guna mencapai hasil dan sarana-sarana yang digariskan. Hal itu mencangkup tindakan “peramalan” penetapaan sasaran-sasaran dan mengembangkan prosedur-prosedur.

2. Melaksanakan pengorganisasian

Manajer menciptakan hubungan-hubungan otoritas dan tangung jawab yang di perlukan. hal tersebut meliputi penggarisan syarat-syarat , memilih staf, memberikan delegasi dan melaksanakan komunikasi.

3. Memimpin

Seorang manajer mengkombinasi upaya-upaya guna memastikan pencapaian sasaran-sasaran. hal tersebut antara lain mencangkup :

·         pengambilan keputusan, melaksanakan briefing kepada stafnya, mendengar dan  menyelesaikan aneka macam konflik yang muncul.

·         Manejer harus memotivasi : manajer membentuk dan mempertahankan enthusiasm dan moral tinggi.

Hal itu antara lain mencangkup aktifitas : pengobservasian, evaluasi, keterlibatan, tindakan-tindakan dan komitmen-komitmen.

4. Melaksanaan pengawasan

Manajer harus berupaya untuk memastikan bahwa rencana-rencana yang ada, dan sasaran-sasaran yang di gariskan, dicapai. Manajer harus mencari penyebab kegagalan-kegagalan,guna memperbaikinya pada masa mendatang.

Hal tersebut mencangkup : analisis hasil-hasil yang dicapai dibandingkan dengan rencana-rencana yang ada, tindakan-tindakan, dan follow-up.

---

[1] Winardi, Manajer dan Manajemen, (Bandung : PT. Citra Aditya Bakti, 1993), p.16-17